معرفی

               رئیس گروه مهندسی سازمان :

                                          افسانه رحمی

                کارشناسان :

                                          مینو باقری

                                          معصومه احمدی

 

شرح وظایف

·   بازنگری و اصلاح مستمر ساختار و پست های سازمانی کلیه مراکز تحت پوشش دانشگاه و همچنین پیش بینی نیازهای تشکیلاتی دانشگاه و ارائه راهکارهای مناسب جهت رفع احتیاجات تشکیلاتی دانشگاه

·     پیشنهاد حذف پستهای سازمانی غیر ضروری و ایجاد پست های سازمانی مورد نیاز واحدها.

·      جمع آوری، تجزیه و تحلیل و تدوین آمار و اطلاعات جامع تشکیلاتی.

·      کنترل و بروز رسانی تشکیلات مصوب...

·     نظارت و پیگیری بر ایجاد پست های سازمانی با نام..

·      نظارت بر رعایت نرم ها و استانداردهای تشکیلاتی واحدهای تابعه دانشگاه.

·    بررسی احکام صادره کارگزینی و تطبیق آنها با مجموعه تشکیلات و رفع مغایرتها و ابلاغ آن به واحدهای ذیربط.

·     انجام مکاتبات با کلیه واحدها در خصوص پیشنهادات تشکیلاتی اعم از توسعه ، ارتقاء و استفاده بهینه از ساختار کاربردی در دست اقدام و همچنین انعکاس درخواست های مربوطه به وزارت متبوع.

·    بررسی پرونده و پیش بینی پست سازمانی  با رعایت مقررات جاری جهت افراد متقاضی انتقال از سایر مراکز، به سایر مراکز ، مامور به خدمت در دانشگاه ، تغییر محل خدمت – تغییر سمت و درج کلیه تغییرات انجام یافته در مجموعه تشکیلات.

·      بررسی مشکلات و موانع تشکیلاتی واحدهای تابعه دانشگاه و ارائه راه حل مناسب و عملی

·      ارائه پیشنهادات و ابتکارات عملی در زمینه های مربوط به تشکیلات. .

·    بررسی و تدوین و پیشنهاد تشکیلات تفصیلی واحدهای جدیدالتاسیس براساس استانداردهای تشکیلاتی موجود

·         شرکت در سمینارها و همایش های مربوطه و ارائه گزارش از نتایج آنها.

·         مطالعه بخشنامه ها و دستورالعمل های مربوط و ارائه راهنمایی های لازم به مسئولین و کارشناسان امور اداری واحدهای تابعه

·         همکاری و شرکت در جلسات کمیته اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل و بررسی و اعلام نظر در مورد موارد مطروحه

·         بررسی فرمهای شغل و شاغل  و همکاری لازم با واحد امور استخدام

·         انجام سایر امور مربوطه مطابق دستور مقام مافوق مطابق مقررات.

توزیع وظایف تشکیلات

 

هدف شغل :

بررسی، تجزیه و تحلیل به منظور طراحی، پیشنهاد و تدوین تشکیلات تفصیلی مناسب برای واحدهای تابعه دانشگاه – ایجاد و تغییر و تبدیل پستهای سازمانی – طراحی، تدوین و احصاء و مستندسازی و اصلاح فرآیندهای انجام کار.

ارتقاء سطح مهارتی و علمی کارکنان و توانمندسازی آنها جهت اجرای بهینه شرح وظایف

   

دوره های آموزشی ضروری :

 

مدیریت پایه 2- کارشناس اموراداری 3- کارشناس طبقه بندی مشاغل 4- سازماندهی 5- طراحی و ترسیم نمودارهای سازمانی 6- تجزیه وتحلیل شغل 7- تجزیه وتحلیل سیستم ها و روش ها

دوره آموزشی طبقه بندی مشاغل – مبانی نظری اندیشه های دینی امام خمینی (ره) – آشنایی با مباحث مرتبط با تحول در نظام اداری – وظابف و نقش های سرپرستی – برنامه ریزی در دستگاه های دولتی – فرآیند و فنون تصمیم گیری – سازماندهی – انگیزش در کار – فنون اداره جلسات – مدیریت منابع انسانی – کلیه دوره های الزامی مدیران پایه – کلیه دوره های اختیاری (بهبود مدیریت).

اصول برنامه ریزی آموزشی – روشهای ارائه معایب بهسازی سازمان – ارزیابی عملکرد اصول نظارت و کنترل دوره های آموزشی بهبود مدیریت (اختیاری)

 

ازجمله نقاط قوت می توان به :

عینی بودن نتایج فعالیتها مثل اعمال نرمها و استانداردهای تشکیلاتی در ساختار سازمانی و تبدیل و ترمیم پستهای سازمانی مورد نیاز به منظور ارتقائ سطح کیفی دانشگاه

ایجاد انگیزه جهت پرسنل شاغل در راستای ارتقائ شغلی.

مشارکت کارشناسان ستادی با کارشناسان شاغل در حوزه معاونت توسعه و تحول اداری وزارت بهداشت

ایجاد پست های با نام جهت ایثارگران و افراد واجد شرایط

انجام یا مشارکت در تحقیقات کاربردی در عرصه نظام سلامت در رشته شغلی مربوطه یا ارائه طرح پیشنهاد بصورت سالانه

تبدیل پستهای سازمانی ثابت به موقت و موقت به ثابت

تبدیل پستهای سازمانی کاردان به کارشناس ....

تشریک مساعی با کارشناسان معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی وزارت متبوع در تنظیم آئین نامه ها بخشنامه ها و دستورالعمل های مورد لزوم در ارتباط با نیازهای سازمان و وزارت متبوع -  تعیین نیازها و اولویت های آموزشی رشته های مختلف شغلی جهت برنامه ریزی های لازم و اخذ مجوز اجرای دوره های آموزشی تعیین شده به منظور ارتقاء سطح دانش و مهارت کارکنان به منظور ارتقاء کیفی سطح بهداشت و درمان استان نام برد.

 

فرایند انجام کار:

درارتباط باتبدیل ویا تغییر پست سازمانی می توان به مواردمشروحه ذیل اشاره کرد:

ارسال درخواست ازواحدسازمانی ذیربط

اخذنظریه معاونت ذیربط

دریافت مستندات  مربوط درقالب cd

-بررسی وکارشناسی مدارک ارسالی  براساس شاخصها ونرمهای مربوطه

ارسال مدارک مربوط  به صورت آنلاین درسیستم جامع تشکیلات وزارت بهداشت به مرکز توسعه سازمان وتحول اداری وزارت متبوع

پس ازتایید مرکز فوق اعمال تغییرات مربوطه  درنرم افزار مربوط واعلام به واحد مربوطه جهت اقدام.

 

در هر مدیریت در صورت عدم وجود گروه یا اداره ، حداکثر یک پست سازمانی معاون پیش بینی می شود.

 

.با عنایت به نامه شماره 1164/212/د-مورخ 5/6/1390مشاور معاونت ورئیس مرکز توسعه مدیریت وتحول اداری وزارت بهداشت....مبنی برابلاغ مقام محترم وزارت طی نامه شماره 306558/100-مورخ 30/11/89درارتباط باتدوین آئین نامه تشکیلات وطبقه بندی مشاغل دانشگاههاو... که دراجرای بند ب ماده 20قانون برنامه پنجم توسعه درمردادماه سال 90 به تصویب هیئت امناء رسیده  سطوح سازمانی حداکثر4 سطح به ترتیب زیرمی باشند:

1-ریاست

2- معاونت

3- مدیریت

4-گروه / اداره

براساس ماده 18بخش سوم مهندسی سازما ن گروه واداره چهارمین سطح سازمانی هستند که عهده دار انجام بخشی از وظایف مدیریت می باشند .وجه غالب وظایف "گروه "مطالعاتی وتحقیقاتی " است ووجه غالب وظایف "اداره" اجرایی" است  و درراس آنها رئیس گروه واداره قراردارد ودارای پنج پست سازمانی هستند.

 

هراداره که انجام فعالیت های آن مستلزم ایجاد پست های کارشناسی باشد متناسب با مأموریت ها و وظایف محوله حداقل با7 پست سازمانی ، سازماندهی خواهد شد که در این صورت حداقل 4 پست آن کارشناسی خواهد بود.

·         اداراتی که عهده دار امور اجرائی یا پشتیبانی می باشند براساس تنوع و تعداد فعالیت ها حداقل با 15 پست سازمانی ایجاد می شوند.

 

·         در تشکیلات ادارات اجرائی برحسب تنوع و تعدد فعالیت های هر اداره پست    « مسئول» پیش بینی می شود

توضیح

درصورت عدم پیش بینی اداره یا گروه پست کارشناس مسئول را می توان در تشکیلات دفتر ، اداره کل و مدیریت که وجه غالب وظایف آنها کارشناسی باشد، ایجاد نمود. مشروط بر آنکه حداقل 2 پست کارشناس یا کاردان را تحت نظارت داشته باشد.

تعاریف اصطلاحات تشکیلاتی

توزیع وظایف:

وظایف دستگاه با درنظر گرفتن پیوستگی و سنخیت فعالیتها تجزیه و تفکیک می شود و درقالب معاونت ها و سپس واحدهای سازمانی تقسیم و توزیع می گردد به نحوی که در این تقسیم بندی بین وظایف واحدهای سازمانی تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.

 

ضوابط تشکیلاتی :

معیارهایی که چگونگی توزیع وظایف ، تعداد سطوح و تعداد واحدهای سازمانی را تعیین می کند.

 

ساختار سازمانی:

روابط میان واحدهای سازمانی که حدود اختیارات ، سلسله مراتب ، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف،نمودار سازمانی و پست های سازمانی می باشد.

 

سطح سازمانی:

هریک از مقاطع تشکیل دهنده سلسله مراتب سازمانی است که جزء رده فرماندهی قرار می گیرد.

 

واحد تابعه:

واحدی است که از نظر سیاست ها و خط مشی ها و نیز امور اداری و تشکیلاتی تابع دستگاه اصلی می باشد.

 

معاونت:

بالاترین سطح سازمانی پس از بالاترین مقام موسسه دولتی می باشد که انجام بخشی از وظایف مرتبط با اهداف دستگاه را به عهده دارد.

 

دفتر:

سطح سازمانی است که عهده دار انجام بخشی از وظایف متجانس معاونت و یا دستگاه می باشد و وجه غالب وظایف آن مطالعاتی ، آموزشی یا تحقیقاتی است . در رأس دفتر « مدیر کل» قرار می گیرد.

 

مدیریت:

سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیتهای مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی برعهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره کل از نظر حجم فعالیتها درحد نازلتری است و در راس آن مدیرقرار می گیرد.

 

تعداد پست های هر مدیریت حداقل در سطح سه اداره و یا سه گروه می باشد لکن برای ایجاد مدیریت الزاما" وجود اداره و گروه ضروری نمی باشد و حسب ماهیت مأموریت ها و وظایف محوله ، پست های سازمانی رامی توان مستقیما" تحت نظارت مدیر و یا معاون وی سازماندهی نمود.

 

در هر مدیریت در صورت عدم وجود گروه یا اداره ، حداکثر یک پست سازمانی معاون پیش بینی می شود.

 

تعریف گروه:

سطح سازمانی است که عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف دفتر یا مدیریت می باشد. ماهیت وظایف گروه مطالعاتی و تحقیقاتی است. گروه فاقد واحد تابعه است و در رأس آن رئیس گروه قرارداد.

 

هرگروه متناسب با وظایف و مأموریت های محوله حداقل دارای 5 پست سازمانی خواهد بود. ترکیب پست های سازمانی گروه مشتمل بر پست های کارشناسی وکاردانی است.

 

اداره:

سطح سازمانی است که عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف اداره کل و مدیریت می باشد. وجه غالب وظایف « اداره» اجرایی است. اداره فاقد واحد تابعه است و در رأس آن « رئیس» قرار می گیرد.

 

هراداره که انجام فعالیت های آن مستلزم ایجاد پست های کارشناسی باشد متناسب با مأموریت ها و وظایف محوله حداقل با7 پست سازمانی ، سازماندهی خواهد شد که در این صورت حداقل 4 پست آن کارشناسی خواهد بود.

 

-اداراتی که عهده دار امور اجرائی یا پشتیبانی می باشند براساس تنوع و تعداد فعالیت ها حداقل با 15 پست سازمانی ایجاد می شوند.

-در تشکیلات ادارت اجرائی برحسب تنوع و تعدد فعالیت های هر اداره پست « مسئول» پیش بینی می شود

 

توضیح

درصورت عدم پیش بینی اداره یا گروه پست کارشناس مسئول را می توان در تشکیلات دفتر ، اداره کل و مدیریت که وجه غالب وظایف آنها کارشناسی باشد، ایجاد نمود. مشروط بر آنکه حداقل 2 پست کارشناس یا کاردان را تحت نظارت داشتهباشد.

 

فعالیت های تحت نظر بالاترین مقام مؤسسه دولتی:

·         روابط عمومی واموربین الملل

  •          اداره آمار وفناوری اطلاعات وارتباطات
  •          حراست
  •          گزینش
  •          اداره بازرسی ،ارزیابی عملکردو رسیدگی به شکایات
  •         اموری که حسب قوانین موضوعه ، اداره آنها لزوما" تحت نظر بالاترین مقام مؤسسه دولتی صورت می پذیرد.

تبصره :رئیس مؤسسه دولتی حسب مورد می تواند برخی از امور تحت نظر خود را به معاونت ها محول نماید.