شنبه، ۲۰ آذر ۱۳۹۵, ۰۸:۲۶
جستجو
 
Email

 e-mail

معرفی

الهه نصرتی    رئیس گروه کارشناسان تشکیلات

افسانه رحمی    کارشناس تشکیلات

مینو باقری       کارشناس تشکیلات

توزیع وظایف تشکیلات

-               شرح رشته شغلی، نمونه وظایف، مسئولیتها و شرایط احراز :    

-                

-               رشته شغلی : کارشناس اموراداری

-               تعریف : 

-               این رشته در برگیرنده طبقات مشاغلی است که متصدیان آنها تحت نظارت مقام مافوق عهده دار مطالعه و بررسی و یا سرپرستی فعالیتهای مربوط به امور اداری و استخدامی در وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی می باشد. فعالیتهای موجود در این رشته ممکن است در یکی از زمینه های مربوط به تشکیلات و روش ها، استخدام و آموزش، طبقه بندی مشاغل، حقوق و مزایا و یا سایر فنون مربوط به بهبود و امور اداری باشد از نظر اهمیت وظایف و مسئولیتها و شرایط احراز به 9 طبقه از پایین ترین سطح طبقه 1 گروه 8 تا بالاترین سطح طبقه 9 گروه 16 تقسیم می گردد. نحوه تخصیص مشاغل این رشته به طبقات مختلف آنها به شرح ذیل می باشد:

-               طبقات 1 الی 9 : برای عناوین کارشناسی.

-               طبقات 2 الی 9 : برای عناوین سرپرستی و مدیریت

-                

-               شرح وظایف پست سازمانی:

-                

-               بررسی و تجزیه وتحلیل ساختار سازمانی دانشگاه.

-               بررسی و تجزیه و تحلیل سازمان کار واحدهای تابعه دانشگاه.

-               نظارت بر اعمال نرم ها و استانداردهای تشکیلاتی واحدهای تابعه دانشگاه.

-               هماهنگی و نظارت بر تدوین و پیشنهاد تشکیلات تفصیلی واحدهای جدیدالتاسیس و توسعه یافته.

-               بررسی و تجزیه و تحلیل وظایف عملی، شرح شغل و نمونه وظایف پستهای سازمانی.

-               هماهنگی و نظارت بر تدوین شرح وظایف پستهای سازمانی دانشگاه.

-               نظارت بر تدوین و اعمال تغییرات ماهانه پستهای سازمانی واحدهای تابعه دانشگاه.

-               نظارت بر تبدیل پستهای سازمانی کاردان به کارشناس.

-               نظارت بر تبدیل پستهای سازمانی ثابت به موقت و موقت به ثابت.

-               جمع آوری، تجزیه و تحلیل و تدوین آمار و اطلاعات جامع تشکیلاتی واحدهای تابعه.

-               نظارت بر ایجاد پست های سازمانی با نام.

-               بررسی مشکلات و موانع تشکیلاتی واحدهای تابعه دانشگاه و ارائه راه حل مناسب و عملی

-               طراحی و ترسیم نمودارهای سازمانی واحدهای تابعه دانشگاه و بررسی فرآیندهای جاری وظایف گروه و اصلاح آنها در صورت نیاز.

-               هماهنگی و مشارکت در تهیه و تدوین فرآیندهای انجام کار.

-               مشارکت فعال در همایش ها، کنگره ها و نشست های مربوط به تشکیلات.

-               انجام یا مشارکت در تحقیقات کاربردی در عرصه نظام سلامت در رشته شغلی مربوط یا ارائه طرح و پیشنهاد بصورت سالانه که به تصویب مراجع ذیربط رسیده باشد.

-               ارائه پیشنهادات و ابتکارات عملی در زمینه های مربوط به تشکیلات و بهبود روشها.

-               همکاری و شرکت در جلسات کمیته اجرائی طرح طبقه بندی مشاغل و بررسی و اعلام نظر در مورد موارد مطروحه.

-               همکاری و نظارت بر انجام امور مربوط به انتصاب، ارتقاء گروه و احتساب سوابق خدمتی کارکنان دانشگاه توسط کارشناسان گروه .

-               انجام مطالعات لازم در مورد طبقه بندی مشاغل و تهیه پیشنهادات لازم جهت ارجاع و تصویب در مراجع ذیربط.

-               تشریک مساعی با کارشناسان معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی وزارت متبوع در تنظیم آئین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های مورد لزوم در ارتباط با نیازهای سازمان و وزارت متبوع.

-               بررسی و انجام فعالیتهای لازم در زمینه پیاده کردن مفاد طرح طبقه بندی مشاغل با هماهنگی واحدهای کارگزینی.

-               نظارت بر اجرای قانون نظام هماهنگ پرداخت و ارزیابی مشاغل تخصصی و تحقیقی مدیران و پزشکان.

-               پاسخگویی به مراجعین گروه و انجام راهنمایی های لازم به آنها.

-               مطالعه بخشنامه ها و دستورالعمل های مربوط و ارائه راهنمایی های لازم به مسئولین و کارشناسان امور اداری واحدهای تابعه.

-               شرکت در سمینارها و همایش های مربوطه و ارائه گزارش از نتایج آنها.

-               شرکت فعال در دوره های کارآموزی، مهارتی و آموزشی در جهت ارتقاء معلومات و توانمندیهای شغلی و بکارگیری نتایج آن در انجام وظایف محوله.

-               انجام سایر امور مربوطه مطابق دستور مقام مافوق مطابق مقررات.

-               همکاری در تعیین نیازها و اولویتهای آموزشی رشته مختلف شغلی جهت برنامه ریزی های لازم.

-               برنامه ریزی لازم جهت اخذ مجوز اجرای دوره های آموزشی تعیین شده براساس نیازسنجی. 

-               بررسی و انجام تجزیه و تحلیل مشاغل مختلف رشته های شغلی.

-               بررسی و تجزیه و تحلیل و ترسیم فرآیندهای انجام کار در گروه مربوطه.

-                

-               عمده وظایفی که در حوزه فوق انجام می شود بطور اختصار عبارتند از:

-                

-               متصدی این شغل با همکاری کارشناسان تشکیلات و بهبود روشها نسبت به بررسی، تجزیه و تحلیل و نظارت به تدوین، بازنگری و اصلاح تشکیلات تفصیلی واحدهای تابعه دانشگاه – نظارت بر ایجاد، تغییر و تبدیل پست های سازمانی براساس نیاز واحدهای سازمانی و رعایت نرم ها و استانداردهای تشکیلاتی اقدام می نماید. همچنین بر تهیه، تدوین، امضاء و اصلاح فرآیندهای انجام کار یا مشارکت اهتمام می ورزد. عضویت در کمیته اجرایی طرح طبقه بندی مشاغل در انتصاب و ارتقاء گروه به منابع کارکنان دانشگاه ارتقاء سطح مهارتی و علمی و توانمندی سازی کارکنان دانشگاه در شغل مربوطه و اخذ مجوز برگزاری دوره.

-                

-               ضمناً مسئولیت نظارت بر تدوین تشکیلات تفصیلی واحدهای تابعه را در مقابل مدیریت، معاونت و ریاست دانشگاه و همچنین مسئولیت هماهنگی با مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی را بعهده دارد. ضمناً شاغل این پست سازمانی در مورد تصویب گروه کارکنان انتصاب و احتساب سوابق خدمتی و موارد مشابه در حیطه وظایف کمیته اجرایی طرح طبقه بندی مشاغل در محدوده آئین نامه اجرایی دارای اختیارات لازم است.

-               متصدی این پست با کلیه مسئولین واحدهای تابعه دانشگاه، مدیر و معاون مدیر تشکیلات، کارشناسان و مسئولین مرکز توسعه مدیریت و تحول اداری و کارشناسان سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ارتباط دارد.

-                

-               شاغل این پست با ملحوظ داشتن مقررات اداری، استخدامی و نرم ها و استانداردهای تشکیلاتی دارای اختیارات نظارتی، کنترل و هماهنگی برای طراحی و تدوین تشکیلات تفصیلی و پستهای سازمانی است.

-                

-               هدف شغل :

-                

-               بررسی، تجزیه و تحلیل به منظور طراحی، پیشنهاد و تدوین تشکیلات تفصیلی مناسب برای واحدهای تابعه دانشگاه – ایجاد و تغییر و تبدیل پستهای سازمانی – طراحی، تدوین و احصاء و مستندسازی و اصلاح فرآیندهای انجام کار.

-               ارتقاء سطح مهارتی و علمی کارکنان و توانمندسازی آنها جهت اجرای بهینه شرح وظایف

-                

-               دوره های آموزشی ضروری :

-                

-               مدیریت پایه 2- کارشناس اموراداری 3- کارشناس طبقه بندی مشاغل 4- سازماندهی 5- طراحی و ترسیم نمودارهای سازمانی 6- تجزیه وتحلیل شغل 7- تجزیه وتحلیل سیستم ها و روش ها

-                

-               دوره آموزشی طبقه بندی مشاغل – مبانی نظری اندیشه های دینی امام خمینی (ره) – آشنایی با مباحث مرتبط با تحول در نظام اداری – وظابف و نقش های سرپرستی – برنامه ریزی در دستگاه های دولتی – فرآیند و فنون تصمیم گیری – سازماندهی – انگیزش در کار – فنون اداره جلسات – مدیریت منابع انسانی – کلیه دوره های الزامی مدیران پایه – کلیه دوره های اختیاری (بهبود مدیریت).

-               اصول برنامه ریزی آموزشی – روشهای ارائه معایب بهسازی سازمان – ارزیابی عملکرد اصول نظارت و کنترل دوره های آموزشی بهبود مدیریت (اختیاری)

-               ازجمله نقاط قوت می توان به :

-               عینی بودن نتایج فعالیتها مثل اعمال نرمها و استانداردهای تشکیلاتی در ساختار سازمانی و تبدیل و ترمیم پستهای سازمانی مورد نیاز به منظور ارتقائ سطح کیفی دانشگاه

-               ایجاد انگیزه جهت پرسنل شاغل در راستای ارتقائ شغلی.

-               مشارکت کارشناسان ستادی با کارشناسان شاغل در حوزه معاونت توسعه و تحول اداری وزارت بهداشت

-               ایجاد پست های با نام جهت ایثارگران و افراد واجد شرایط

-               انجام یا مشارکت در تحقیقات کاربردی در عرصه نظام سلامت در رشته شغلی مربوطه یا ارائه طرح پیشنهاد بصورت سالانه

-               تبدیل پستهای سازمانی ثابت به موقت و موقت به ثابت

-               تبدیل پستهای سازمانی کاردان به کارشناس ....

-               تشریک مساعی با کارشناسان معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی وزارت متبوع در تنظیم آئین نامه ها بخشنامه ها و دستورالعمل های مورد لزوم در ارتباط با نیازهای سازمان و وزارت متبوع -  تعیین نیازها و اولویت های آموزشی رشته های مختلف شغلی جهت برنامه ریزی های لازم و اخذ مجوز اجرای دوره های آموزشی تعیین شده به منظور ارتقاء سطح دانش و مهارت کارکنان به منظور ارتقاء کیفی سطح بهداشت و درمان استان نام برد.

 

 

فرایند انجام کار:

درارتباط باتبدیل ویا تغییر پست سازمانی می توان به مواردمشروحه ذیل اشاره کرد:

-  ارسال درخواست ازواحدسازمانی ذیربط

- اخذنظریه معاونت ذیربط

- دریافت مستندات  مربوط درقالب cd

 -بررسی وکارشناسی مدارک ارسالی  براساس شاخصها ونرمهای مربوطه

- ارسال مدارک مربوط  به صورت آنلاین درسیستم جامع تشکیلات وزارت بهداشت به مرکز توسعه سازمان وتحول اداری وزارت متبوع

- پس ازتایید مرکز فوق اعمال تغییرات مربوطه  درنرم افزار مربوط واعلام به واحد مربوطه جهت اقدام.

توزیع وظایف:

      وظایف دستگاه با درنظر گرفتن پیوستگی و سنخیت فعالیتها تجزیه و تفکیک می شود و درقالب معاونت ها و سپس واحدهای سازمانی تقسیم و توزیع می گردد به نحوی که در این تقسیم بندی بین وظایف واحدهای سازمانی تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.

 

ضوابط تشکیلاتی :

    معیارهایی که چگونگی توزیع وظایف ، تعداد سطوح و تعداد واحدهای سازمانی را تعیین می کند.

 

        ساختار سازمانی:

   روابط میان واحدهای سازمانی که حدود اختیارات ، سلسله مراتب ، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف،نمودار سازمانی و پست های سازمانی می باشد.

 

       سطح سازمانی:

      هریک از مقاطع تشکیل دهنده سلسله مراتب سازمانی است که جزء رده فرماندهی قرار می گیرد.

 

       واحد تابعه:

   واحدی است که از نظر سیاست ها و خط مشی ها و نیز امور اداری و تشکیلاتی تابع دستگاه اصلی می باشد.

 

       معاونت:

   بالاترین سطح سازمانی پس از بالاترین مقام موسسه دولتی می باشد که انجام بخشی از وظایف مرتبط با اهداف دستگاه را به عهده دارد.

 

       دفتر:

   سطح سازمانی است که عهده دار انجام بخشی از وظایف متجانس معاونت و یا دستگاه می باشد و وجه غالب وظایف آن مطالعاتی ، آموزشی یا تحقیقاتی است . در رأس دفتر « مدیر کل» قرار می گیرد.

  

       مدیریت:

     سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیتهای مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی برعهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره کل از نظر حجم فعالیتها درحد نازلتری است و در راس آن مدیرقرار می گیرد.

 

    تعداد پست های هر مدیریت حداقل در سطح سه اداره و یا سه گروه می باشد لکن برای ایجاد مدیریت الزاما" وجود اداره و گروه ضروری نمی باشد و حسب ماهیت مأموریت ها و وظایف محوله ، پست های سازمانی رامی توان مستقیما" تحت نظارت مدیر و یا معاون وی سازماندهی نمود.

 

         در هر مدیریت در صورت عدم وجود گروه یا اداره ، حداکثر یک پست سازمانی معاون پیش بینی می شود.

 

.با عنایت به نامه شماره 1164/212/د-مورخ 5/6/1390مشاور معاونت ورئیس مرکز توسعه مدیریت وتحول اداری وزارت بهداشت....مبنی برابلاغ مقام محترم وزارت طی نامه شماره 306558/100-مورخ 30/11/89درارتباط باتدوین آئین نامه تشکیلات وطبقه بندی مشاغل  دانشگاههاو... که دراجرای بند ب ماده 20قانون برنامه پنجم توسعه درمردادماه سال 90 به تصویب هیئت امناء رسیده  سطوح سازمانی حداکثر4 سطح به ترتیب زیرمی باشند:

1-ریاست

2- معاونت

3- مدیریت

4-گروه / اداره

 

براساس ماده 18بخش سوم مهندسی سازما ن گروه واداره چهارمین سطح سازمانی هستند که عهده دار انجام بخشی از وظایف مدیریت می باشند .وجه غالب وظایف "گروه "مطالعاتی وتحقیقاتی " است ووجه غالب وظایف "اداره" اجرایی" است  و درراس آنها رئیس گروه واداره قراردارد ودارای پنج پست سازمانی هستند.

 

 

 

 

 

    هراداره که انجام فعالیت های آن مستلزم ایجاد پست های کارشناسی باشد متناسب با مأموریت ها و وظایف محوله حداقل با7 پست سازمانی ، سازماندهی خواهد شد که در این صورت حداقل 4 پست آن کارشناسی خواهد بود.

 

 

    - اداراتی که عهده دار امور اجرائی یا پشتیبانی می باشند براساس تنوع و تعداد فعالیت ها حداقل با 15 پست سازمانی ایجاد می شوند.

 

    در تشکیلات ادارات اجرائی برحسب تنوع و تعدد فعالیت های هر اداره پست    « مسئول» پیش بینی می شود

 

 

         توضیح

   درصورت عدم پیش بینی اداره یا گروه پست کارشناس مسئول را می توان در تشکیلات دفتر ، اداره کل و مدیریت که وجه غالب وظایف آنها کارشناسی باشد، ایجاد نمود. مشروط بر آنکه حداقل 2 پست کارشناس یا کاردان را تحت نظارت داشته باشد.

 

 

 

تعاریف اصطلاحات تشکیلاتی

 توزیع وظایف:

      وظایف دستگاه با درنظر گرفتن پیوستگی و سنخیت فعالیتها تجزیه و تفکیک می شود و درقالب معاونت ها و سپس واحدهای سازمانی تقسیم و توزیع می گردد به نحوی که در این تقسیم بندی بین وظایف واحدهای سازمانی تداخل و تشابه وجود نداشته باشد.

 

ضوابط تشکیلاتی :

    معیارهایی که چگونگی توزیع وظایف ، تعداد سطوح و تعداد واحدهای سازمانی را تعیین می کند.

 

        ساختار سازمانی:

   روابط میان واحدهای سازمانی که حدود اختیارات ، سلسله مراتب ، سطوح فرماندهی و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدها را نشان می دهد و شامل شرح وظایف،نمودار سازمانی و پست های سازمانی می باشد.

 

       سطح سازمانی:

      هریک از مقاطع تشکیل دهنده سلسله مراتب سازمانی است که جزء رده فرماندهی قرار می گیرد.

 

       واحد تابعه:

   واحدی است که از نظر سیاست ها و خط مشی ها و نیز امور اداری و تشکیلاتی تابع دستگاه اصلی می باشد.

 

       معاونت:

   بالاترین سطح سازمانی پس از بالاترین مقام موسسه دولتی می باشد که انجام بخشی از وظایف مرتبط با اهداف دستگاه را به عهده دارد.

 

       دفتر:

   سطح سازمانی است که عهده دار انجام بخشی از وظایف متجانس معاونت و یا دستگاه می باشد و وجه غالب وظایف آن مطالعاتی ، آموزشی یا تحقیقاتی است . در رأس دفتر « مدیر کل» قرار می گیرد.

  

       مدیریت:

     سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیتهای مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی برعهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره کل از نظر حجم فعالیتها درحد نازلتری است و در راس آن مدیرقرار می گیرد.

 

    تعداد پست های هر مدیریت حداقل در سطح سه اداره و یا سه گروه می باشد لکن برای ایجاد مدیریت الزاما" وجود اداره و گروه ضروری نمی باشد و حسب ماهیت مأموریت ها و وظایف محوله ، پست های سازمانی رامی توان مستقیما" تحت نظارت مدیر و یا معاون وی سازماندهی نمود.

 

         در هر مدیریت در صورت عدم وجود گروه یا اداره ، حداکثر یک پست سازمانی معاون پیش بینی می شود.

 

       تعریف گروه:

    سطح سازمانی است که عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف دفتر یا مدیریت می باشد. ماهیت وظایف گروه مطالعاتی و تحقیقاتی است. گروه فاقد واحد تابعه است و در رأس آن رئیس گروه قرارداد.

 

    هرگروه متناسب با وظایف و مأموریت های محوله حداقل دارای 5 پست سازمانی خواهد بود. ترکیب پست های سازمانی گروه مشتمل بر پست های کارشناسی وکاردانی است.

 

       اداره:

    سطح سازمانی است که عهده دار انجام چند وظیفه از وظایف اداره کل و مدیریت می باشد. وجه غالب وظایف « اداره» اجرایی است. اداره فاقد واحد تابعه است و در رأس آن « رئیس» قرار می گیرد.

 

    هراداره که انجام فعالیت های آن مستلزم ایجاد پست های کارشناسی باشد متناسب با مأموریت ها و وظایف محوله حداقل با7 پست سازمانی ، سازماندهی خواهد شد که در این صورت حداقل 4 پست آن کارشناسی خواهد بود.

 

 

    - اداراتی که عهده دار امور اجرائی یا پشتیبانی می باشند براساس تنوع و تعداد فعالیت ها حداقل با 15 پست سازمانی ایجاد می شوند.

 

    در تشکیلات ادارت اجرائی برحسب تنوع و تعدد فعالیت های هر اداره پست    « مسئول» پیش بینی می شود

 

 

         توضیح

   درصورت عدم پیش بینی اداره یا گروه پست کارشناس مسئول را می توان در تشکیلات دفتر ، اداره کل و مدیریت که وجه غالب وظایف آنها کارشناسی باشد، ایجاد نمود. مشروط بر آنکه حداقل 2 پست کارشناس یا کاردان را تحت نظارت داشته باشد.

 

فعالیت های تحت نظر بالاترین مقام مؤسسه دولتی:

         روابط عمومی واموربین الملل

         اداره آمار وفناوری اطلاعات وارتباطات

         حراست

         گزینش

         اداره بازرسی ،ارزیابی عملکردو رسیدگی به شکایات

         اموری که حسب قوانین موضوعه ، اداره آنها لزوما" تحت نظر بالاترین مقام مؤسسه دولتی صورت می پذیرد.

تبصره :رئیس مؤسسه دولتی حسب مورد می تواند برخی از امور تحت نظر خود را به معاونت ها محول نماید.

                  

گزارش عملکرد گروه کارشناسان تشکیلات در سال های 87و88

 

-  ارائه تشکیلات تفصیلی واحدهای ستادی به وزارت متبوع با توجه به پیشنهادات واصله و نیازهای دانشگاه

-  پیگیری های مربوط به مکاتبات ارسال شده قبلی درخصوص تشکیلات تفصیلی حوزه های ستادی دانشگاه

-  پیگیری و برآورد کسری ردیفهای سازمانی بیمارستانهای تابعه با توجه به تخت مصوب و نرمهای مورد عمل که قبلا" به وزارت متبوع ارسال گردیده بود، همچنین تعداد ردیفهای مورد نیاز حوزه بهداشت با توجه به طرح گسترش مراکز بهداشتی ، دانشکده ها ، پایگاههای اورژانس که نهایتا" در جلسه مورخ 12/11/87 در محل  وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی با حضور ریاست محترم دانشگاه ، معاونین محترم توسعه مدیریت و منابع ، درمان ، بهداشت و مدیران مربوطه مطرح و با قول مساعد در وزارت متبوع درحال پیگیری می باشد.

-  پیگیری تشکیلات تفصیلی تعدادی از بیمارستانهای تابعه با توجه به تغییر تخت ، تغییر کاربری ، تغییر محل و000

-  ارسال مکاتبات مربوط به  پروژه مطالعاتی بازطراحی ساختار سازمانی به واحدهای ذیربط ، پیگیری تکمیل و ارسال جداول مربوطه به وزارت متبوع در دومرحله

-  همکاری و هماهنگی با واحد نقل و انتقالات درخصوص ردیفهای مورد نیاز جهت انتقال افراد

-  همکاری و هماهنگی با واحد استخدام درخصوص آگهی های مربوط به سالهای 87و88 و همچنین استخدامهای موردی دانشگاه

-       کنترل تخصیص ردیفهای سازمانی در واحدهای تابعه

-       کنترل تخصیص ردیفهای سازمانی درخصوص نیروهای جدیدالاستخدام

-  مکاتبات و پیگیریهای متعدد درخصوص تبدیل پستهای سازمانی واحدها براساس نیاز و ضرورت یکسان سازی اطلاعات تشکیلات تفصیلی با کارگزینی واحدهای تابعه

-       اقدام مستمر درخصوص اصلاح اطلاعات پرسنلی در سیستم رایانه ای تشکیلات

-       پیگیریهای متعدد نماینده گروه در جلسات بازبینی طرح گسترش مراکز بهداشتی

-       حضور نماینده گروه در جلسات بازبینی طرح گسترش مراکز بهداشتی